Esta plantilla sirve para probar una bandeja de revisión: la IA prepara datos y una persona valida antes de archivar. No automatiza pagos, impuestos ni decisiones contables.
Regla: automatiza la preparación; conserva la decisión humana.
1. Delimita la prueba
- Entrada única: buzón de proveedores, carpeta concreta u otro canal limitado.
- Alcance inicial: diez documentos recientes o dos semanas.
- Responsable de revisar excepciones: una persona identificada.
- Interruptor de parada: una forma clara de desconectar el flujo.
2. Usa esta tabla de revisión
| Campo visible | La IA puede proponer | Una persona debe validar |
|---|---|---|
| Documento original | Enlace o archivo | Que es el documento correcto y está completo |
| Proveedor, fecha y número | Lectura de campos | Coincidencia con el original |
| Base, impuestos y total | Propuesta de importes | Comparación visual y corrección si procede |
| Estado | Pendiente | Revisado o excepción |
| Nota de excepción | Aviso si falta un dato | Motivo, responsable y siguiente paso |
3. Estados que obligan a mirar
- Pendiente: llegó el documento, todavía no hay validación humana.
- Revisado: alguien contrastó la propuesta con el original.
- Excepción: falta un dato, no cuadra un importe o hace falta criterio.
4. Lo que queda fuera de la primera automatización
- Pagos, transferencias o aprobación de compras.
- Presentación de impuestos, IVA o decisión contable.
- Borrado masivo de documentación.
- Mensajes a proveedores sin revisión humana.
5. Revisa el resultado al cabo de dos semanas
- Minutos desde recepción hasta revisión.
- Porcentaje de campos que hubo que corregir.
- Documentos que habrían quedado sin seguimiento.
- Tiempo consumido por excepciones.
Conserva el flujo solo si ahorra tiempo, reduce errores o evita pérdidas de seguimiento. Si la revisión añade más trabajo del que evita, simplifica o para.
Este recurso es organizativo y tecnológico; no sustituye asesoramiento fiscal, contable o jurídico.